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Zeitmanagement: Mit wenig Aufwand zu mehr Produktivität und Freizeit

Das Problem mit der fehlenden Zeit

Wer kennt das nicht:  Die Zeit läuft und läuft und es ist noch viel zu viel Arbeit übrig ...

Oder das Edwards Gesetz ist dir nicht unbekannt: Je näher die Deadline rückt, desto produktiver wird man. Das Gesetz sagt aus, dass der Aufwand, den man in eine Sache investiert, umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt.

 

Gerade für die Perfektionisten unter uns ist das Pareto-Prinzip wichtig, da durch da rechtzeitige Beenden einer Aufgabe viele Zeitreserven locker gemacht werden kann. Der italienische Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto (1848-1923) untersuchte die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand heraus, dass sich ca. 80 % davon im Besitz von ca. 20% der Familien befand.  Der russisch-amerikanische Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran (1904-2008), ein Wegbereiters des Qualitätsmanagements, formulierte das Prinzip allgemeiner und münzte es auf das Zeitmanagement um: Demnach erreichen wir mit 20-prozentigen Zeiteinsatz bereits 80% eines möglichen Ergebnisses. Auch wenn wir weitere Zeit investieren, wird das Ergebnis nur minimal besser.

 

Für viele stellt aber genau dies das Problem dar, sich die notwendige Zeit zu nehmen und mit den richtigen Methoden sich die notwendige Zeit zu schaffen. Jeder kann gutes Zeitmanagement lernen, auch wenn nicht gleich über Nacht.

 

Wenn Du regelmäßig Probleme hast deine Terminzusagen zu halten oder mehr Überstunden auf- anstelle abbaust und in Folge dich ständig gestresst fühlst, empfehle ich dir einfach mal ein Schritt zurückzugehen. In solchen Situationen hilft nur sich komplett neu zu ordnen und einen Fahrplan durch Ziele zu erstellen und mit Hilfe von Zeitmanagement Methoden die Aufgaben zu priorisieren.

 

Eine unterstützende Methode hierbei könnte für dich das Bullet Journal sein.

Meine Empfehlungen für ein besseres Zeitmanagement


Um eine Ordnung in ein Chaos zu bekommen, sind Ziele notwendig. Diese können noch vage als Meilensteine, beispielsweise für einen Monat bzw. Quartal definiert sein, oder schon sehr spezifisch als Tagesziele. Zweck ist es, die Themen in kleine Stücke zu zerlegen, damit diese übersichtlicher sind und schneller ein Erfolgserlebnis vorhanden ist, wenn man einiges abgeschafft hat.

 

1. Grobe Meilensteine und realistische Tagesziele setzen

Legt fest, was ihr erreichen wollt bzw. aufgrund gegebenen Umständen wie Terminen könnt. Das Ziel sollte so realistisch wie möglich sein, beispielsweise nach der SMART-Methode, und muss innerhalb des Tages erreichbar sein, damit überhaupt ein Erfolgserlebnis eintreten kann. Es ist auch möglich mehrere kleine Tagesziele zu definieren.

 

2. Aufgaben planen

Überlegt Euch also einmal am Tag, entweder am frühen Morgen oder am Abend kurz vor Feierabend, beispielsweise beim Kaffee kochen oder wenn ihr euren Rechner gerade am hoch- bzw. runterfahren ist, was ihr heute alles erledigen/erreichen wollt.  Nur wenn Ihr euch bewusst macht, dass ihr niemals alles erledigen lässt, werdet ihr zufriedener im Leben sein.

 

3. Aufgaben priorisieren

Priorisiert eure Themen immer nach Terminen oder Dringlichkeiten und niemals nach der Reihenfolge des Eingangs, denn vieles erledigt sich auch manchmal von alleine.

 

4. Methoden auswählen

Es stehen zahlreiche Methoden zur Verfügung, um die Strukturen zu schaffen den Arbeitsalltag zu verbessern. Durch  ausprobieren bzw. durch die Optimierung bzw. Anpassung an die eigenen Arbeitsweise wird es jedem möglich sein, sein Zeitmanagement zu verbessern. Nachfolgend stelle ich euch Methoden vor, die ich am hilfreichsten empfand.

 


GRUNDSÄTZLICHES

Die Vorgehensweise der Alpen-Methode kann meiner Meinung nach als Grundsatz auch für die nachfolgende Beschreibung der Methoden verstanden werden.

Es ist eine Methode die sehr einfach in den Alltag integriert werden kann.

  • Aufgaben aufschreiben (Tagesziel)
  • Länge einschätzen (Zeitplanung)
  • Pufferzeit einplanen (max. 60 % der Arbeitszeit verplanen, da immer etwas dazwischen kommt)
  • Entscheidungen priorisieren
  • Nachkontrollieren (Erfolgskontrolle)

Unerledigtes sofort auf den nächsten Tag übertragen, damit nichts liegen bleibt.

 

Im Prinzip liegt jeder Methode folgender Prozess zugrunde: 

  • Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte zerlegen, die man tagsüber auch erreichen kann, Kontrolle der Ergebnisse, damit man motiviert bleibt.
  • Wie schon in der Schule gilt auch im Arbeitsleben einfach regelmäßig Pausen machen und wirklich auch mal an die frische Luft gehen, damit man fit und motiviert bleibt.

 

VORBEREITUNG (PLANUNG)


Getting Things Done  (GTD)

Diese Selbstorganisations-Methode verwende ich persönlich am liebsten. In diesem Ansatz von David Allen werden alle Aufgaben und Termine an einer Stelle gesammelt und nach ihrer Dringlichkeit sortiert mit dem Ziel den Kopf frei zu halten. Alle Aufgaben, die man sofort in einer kurzen Zeit, wie beispielsweise 5 min, erledigen kann, sollten sofort erledigt werden. Schwerpunkt liegt somit immer auf der Erledigung der Aufgaben und weniger auf der Planung.

 

Not-To-Do-Liste

Ein sehr einfacher Ansatz ist es, einfach eine Liste mit den persönlichen "Zeitfressern" zu führen, um diese in Zukunft bewusst zu vermeiden. Für mich persönlich sind das sogenannte Sitzmeetings ohne Agenda und meistens auch ohne Protokoll und somit auch ohne Nachhaltigkeit bzw. Mehrwert (egal für wen). Für andere kann dies beispielsweise das ständige Aufpoppen von neuen Nachrichten im Mailprogramm oder das kontinuierliche Checken der sozialen Netzwerke sein.

 

Mein Tipp: Bezüglich der E-Mail Problematik empfehle ich Regeln im Mailprogramm einzurichten, damit alle Mails mit CC oder Benachrichtigungen vom internen Systemen nicht im Posteingang landen sowie die Mails nur zu definierten Zeitpunkten abzurufen. Wenn man ständig durch Telefonanrufe unterbrochen wird, besteht die Möglichkeit das Telefon lautlos zu stellen und selbst zu bestimmen, ob der Anruf eine Dringlichkeit darstellt. Wenn es wirklich wichtig ist, meldet sich die Person nochmal.

 

72-Stunden Regel

Wenn Du bereits eine wichtige Aufgabe vor dir hinschiebst, empfehle ich die 72-Stunde Regel. Sie sagt aus, dass Du die Aufgabe innerhalb von 72 Stunden beginnen sollst, da ansonsten die Change für eine Umsetzung auf nur noch ein Prozent sinkt. So kannst du deinen inneren Schweinehund überwunden, da durch die neu geschaffene Entschlossenheit die Aufgabe auch beendet wird.

 

Mach also aus deinem Bald lieber öfters ein Jetzt bevor es ein Nie wird.

 

PRIORISIERUNG

Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower Matrix wird auch sehr gut schon im Video erklärt. Die Matrix besteht aus vier Feldern, in welche die jeweiligen Aufgaben eingeteilt werden:

  • dringend und wichtig = müssen sofort erledigt werden
  • dringend, aber nicht wichtig = können delegiert werden
  • wichtig, aber nicht dringend = Terminieren und einplanen
  • weder wichtig noch dringend = dies ist für Ablage "P" bestimmt

 

40-30-20-10-Regel

Wenn du in der Regel nur 3 wichtige Aufgaben am Tag dir eingeplant hast, kannst du die 40-30-20-10-Regel sehr gut  anwenden. Es ist eine einfache Methode, um Aufgaben zu priorisieren und ihnen angemessen viel Zeit nach folgenden Richtgrößen zu widmen

  • 40 % deiner verfügbaren Zeit widmest du der Aufgabe mit der höchsten Priorität,
  • 30 % Zeit erhält die zweitwichtigste Aufgabe,
  • 20 % der Zeit die Aufgabe mit Priorität 3.
  • Die restlichen 10 Prozent entfallen auf die restlichen Aufgaben.

Fazit

Es ist eigentlich für jeden machbar sich selbst zu organisieren, solange der Wille und die Disziplin vorhanden ist. Auch Methoden aus dem Lean Management können dabei unterstützen, mehr Produktivität in den Alltag zu bringen.

 

Es muss nur die richtige Methode für einen persönlich gefunden werden, da die Anwendung je nach Typ oder gar Tagesform individuell angewendet werden kann. Für mich sind es beispielsweise meistens zwei Methoden miteinander kombiniert und immer das Tagesziel, damit es bei mir passt.

 

Ich freue mich über jede Rückmeldung:

  • Hat eine Methode bei dir geholfen?
  • Fehlt dir noch eine Information?
  • Gibt es noch weitere Methoden, die leicht in den Alltag integrierbar sind?

Es gibt auch gute Methoden für die Teamzusammenarbeit und Delegation von Aufgaben, die ebenfalls dieses Thema betreffen. Kommt einfach auf mich zu, wenn weitere Inforamtionen gewünscht sind, gerne entweder als Kommentar oder per E-Mail.

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