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Stakeholder Management: Wie gut kennst du deine Stakeholder?

Eine eigene Rolle als Stakeholder (dt. Interessengruppe) gibt es in Scrum nicht. Der Product Owner als Interessenvertreter aller Stakeholder ist hauptverantwortlich für das sogenannte Stakeholder Management. Es ist ein fortlaufender Prozess, der auf die Bedürfnisse der Stakeholder eingeht und durch eine transparente Kommunikation von Projektfortschritt aber auch Hindernissen ein partnerschaftliches Verhältnis basierend auf Vertrauen untereinander aufbaut. Dies sollte nicht nur hauptsächlich über das Sprint Review erfolgen.

 

Ziel ist es, durch das geschaffene Vertrauen auch mal eine unbequeme Wahrheit sagen zu können, wie beispielsweise kleine Verzögerungen, Kostenüberschreitungen oder vorübergehende Lösungen. Als Schnittstelle zwischen Business und Team sorgt der Product Owner dafür, dass alle wichtige Informationen transparent für jeden verfügbar sind. Zudem sollte der Product Owner mit der Zeit dem Team ermöglichen auch direkt mit den Stakeholder zu reden, um die Kundenbedürfnisse bzw. Probleme besser verstehen zu können.

 

In Scrum ist ein Stakeholder jeder, der ein berechtigtes Interesse an dem Produkt hat und nicht Teil des Scrum-Teams ist. Stakeholder sind alle internen und externe Personen, die am Produkt interessiert sind oder Einfluss darauf haben. Stakeholder helfen dem Product Owner helfen das Produkt weiterzuentwickeln, beispielsweise durch die aktive Verwendung oder Bewerben des Produktes. Folgende Personen können als Stakeholder betrachtet werden: 

  • Kunden und Anwender
  • wichtige Entscheidungsträger in der Organisation
  • Projektsponsoren
  • Kollegen, die mit dem Kunden arbeiten und diese verstehen
  • Mitarbeiter aus den Unternehmensbereichen, die bei der Produktauslieferung mitwirken (Marketing, Vertrieb, Wartung, Schulung, etc.)
  • externe Parteien wie Partner oder Aufsichtsbehörden

 

 

Die Herausforderung für den Product Owner ist es, die unterschiedlichen Bedürfnisse abzuwägen.

 

Beispielsweise kann das Feedback von einem Kunden, der das Feature bezahlt und das Feedback von dem eigentlichen  Anwender des Features gegensätzlich sein. Hier ist die Aufgabe des Product Owner es so abzuwägen, dass ein Nutzen für Jeden entsteht.


Stakeholder Analyse

Um die Stakeholder in Scrum zu analysieren ist es sehr hilfreich diese zu Beginn des Projektes zu visualisieren.

Stakeholder Matrix / Map

Wenn das Umfeld ausreichend analysiert ist und Stakeholder gefunden wurden, können diese anschließend in der nachfolgenden Matrix eingeordnet werden. In der Matrix sind zwei Achsen mit Interesse und Einfluss vorhanden sowie pro Achse die Kategorien hoch und niedrig. Durch die Einordnung in die entsprechenden 4 Felder entsteht eine Stakeholder Map, die aufzeigt wie das Stakeholder Management  beschaffen sein muss.

 

 

Die Matrix hat zwei Achsen. Die horizontale Achse gibt den Grad des Interesses bzw. der Bedeutung des Projektes wieder. Die vertikale Achse zeigt die Stärke des Einflusses der jeweiligen Stakeholder. Die Matrix lässt sich in vier Quadranten unterteilen: überwachen, zufriedenstellen, informieren, engen Kontakt pflegen. Sobald die Stakeholder in die jeweiligen Quadranten einsortiert sind, wird deutlich in welcher Form eine Beziehungen zu den jeweiligen Stakeholdern aufzubauen ist.

  • Überwachen (geringes Interesse, wenig Einfluss): Diese Stakeholdergruppe identifiziert sich wenig mit Projekt/Produkt. Diese Stakeholder sollten nicht mit Informationen belästigt werden, deren Relevanz für sie begrenzt ist. Wähle bewusst Momente zur Kommunikation aus, in denen Du ausschließlich relevante Inhalte transportierst. 
    Beispiel: Informationen über eine Fachzeitschrift zukommen lassen.
  • Zufriedenstellen (viel Einfluss, geringes Interesse): In dieser Gruppe von Stakeholdern sollte genügend Zeit investiert werden, damit sie zufrieden bleiben. Aber nicht so viel, dass sie sich irgendwann von der Botschaft gestört fühlen. 
    Beispiel: Lade diese Stakeholder zum Sprint Review ein.
  • Informieren (wenig Einfluss, großes Interesse): Informiere diese Stakeholder angemessen mit den relevanten Daten. Stakeholder in diesem Bereich können oft für Details des Projektes entscheidend sein.
    Beispiel: Verschicken eines Newsletters mit den Höhepunkten aus dem letzten Sprint.
  • Engen Kontakt pflegen (viel Einfluss, großes Interesse): Bei diesen Stakeholdern handelt es sich um die wesentlichen Schlüsselfiguren. Sie sollten vollständig mit ins Projekt einbezogen werden. Investiere genügend Zeit, um sie zufriedenzustellen. 
    Beispiel: Lade diese Stakeholder auch schon zum Sprint Planning ein, zusätzlich zum Sprint Review. Es wird empfohlen während des gesamten Sprints (persönlich) Kontakt mit diesen Stakeholdern zu halten.

 

 

Beziehungsmatrix

Sobald viele Menschen aufeinander treffen gibt es natürlich auch wechselseitige Beziehungen, die sich gegenseitig beeinflussen. Daher ist es für den Product Owner interessant zu wissen, in welcher Beziehung die Stakeholder untereinander stehen und welche Stakeholder wen beeinflussen kann. Er kann die Visualisierung auch dazu verwenden, um Ursachen bei Konflikten zu untersuchen.


Neugierig wie du das jetzt alles umsetzen kannst? Dann melde dich bei mir - auch hier gibt es ein interessantes Game dazu, bei dem ihr am Ende eure Stakeholder analysiert habt.

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