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Getting things done (GTD)

Getting Things Done (GTD) ist eine Methode zum Organisieren und Verfolgen von Aufgaben, um die Produktivität zu steigern und belastfreies Arbeiten zu fördern. Entwickler der Methode ist David Allen der in seinem Buch  Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity  2001 die Methode vorgestellt und 2015 nochmal überarbeitet hat.

Einführung

Produktivität vs. Unproduktivität


Warum ist eine Methode wie GTD für jeden sinnvoll?

GTD basiert auf der Grundannahme, dass unser Unterbewusstsein sich solange mit etwas beschäftigt, bis wir uns darum gekümmert haben. Dieser sogenannte Zeigarnik Effekt besagt, dass man sich an unterbrochene, unerledigte Aufgaben besser erinnert als an abgeschlossene, erledigte Aufgaben

 

 

Dein Gehirn ist so gesehen wie eine Pinnwand, auf der alle mögliche Zettel mit Aufgaben unsortiert gesammelt werden. Die Zettel bleiben so lange hängen bis eine Aktion mit diesem erfolgt. So kann natürlich keine Kreativität entstehen und sogar das Stressgefühl ständig zu einem schlechten Gewissen führen.

 

Sobald die Aufgabe in eine sichtbare Handlung umgewandelt wird, beschäftigt sich das Unterbewusstsein nicht mehr damit. Somit reicht es, die Aufgabe einfach irgendwo zu notieren, und das Unterbewusstsein hört automatisch auf die Dinge zu verfolgen. Der Stress wird reduziert und man kann sich auf etwas Wichtigeres konzentrieren.

Wie funktioniert Getting Things Done?

Die Grundprinzipien von GTD sind einfach:

  • Du sammelst alles, was auf dich einströmt an möglichst wenigen Orten.
  • Du überprüfst dies alles, ob und ggf. was du damit tun musst.
  • Du legst jedes Element an genau dem Ort des GTD-Systems ab, an dem es gehört.
  • Du stellst durch regelmäßige Überprüfungen (Reviews) sicher, dass du weißt was wichtig ist. Ebenso stellst Du sicher, dass das System so gut gepflegt ist, wie dein Kalender.
  • Auf diese Art und Weise kannst Du immer darauf vertrauen, dass du zu jeder Zeit das Richtige tust.

Dies kann auch in einen Workflow wie folgt dargestellt werden.

GTD

Phase 1: Sammeln - Trage alles zusammen

Um schnell und effizient mit der Informationsflut umgehen zu können, sollten die Dinge an möglichst wenigen Stellen gesammelt werden. Dies kann beispielsweise in Körben, Mappen, Notizbücher oder in digitalen Ordner sein. Wie bzw. Wo du die Eingangskörbe definierst, ist dir überlassen. Es sollte nur möglichst zentral sein, da ansonsten der Überblick verloren geht.

 

 

Das Füllen von diesem sogenannten Eingangskorb erfordert beim ersten Mal je nach Organisationsgrad einige Zeit. Später wird der Korb fortlaufend gefüllt und täglich geleert. Es kann mehrere Eingangskörbe (auch ein Mix aus analog und digital) geben. Die Zahl der Eingangskörbe sollte möglichst niedrig bzw. gerade so wie es für dich noch zu deinem Überblick dienlich ist.

Phase 2: Verarbeiten (und Entscheidungen treffen)

Nachdem die Eingangskörbe eingerichtet sind, wird nun jedes Element verarbeitet. Dies erfolgt, indem Du dich damit beschäftigst, welche Bedeutung es für dich hat. Ziel ist es, einen übervollen Posteingang zu vermeiden und auf die Dinge zu reduzieren, die wichtig genug sind mehr Aufmerksamkeit zu bekommen.

 

So wird der Eingang wieder leer

Die folgenden Fragen und Handlungsanweisung zur korrekten Einordnung der Elemente im System können eine Hilfestellung dabei sein (Details siehe nachfolgende Phase Organisation).

  • Worum handelt es sich?
  • Muss/will ich etwas des Elements unternehmen?
    • Gibt es mehr als eine Aktion?
      Falls ja: Es wird ein Projekt erfasst.
    • Was ist die Nächste Aktion?
    • Kann die Aufgabe in unter 2 Minuten erledigt werden?
      Falls ja: Die Aufgabe wird direkt erledigt.
    • Kann jemand anderes die Aufgabe erledigen?
      Falls ja: Die Aufgabe wird delegiert und wird auf der Warten-auf-Liste erfasst.
    • Wo soll die Aufgabe erfasst werden?
      Hier gibt es zwei Möglichkeiten: die Aktionsliste/Kontextlisten oder den Kalender

Beachte die nachfolgenden Richtlinien beim Durcharbeiten:

 

  • Fang oben im Eingangskorb an
  • Verarbeite immer nur ein Element
  • Lege ein Element nie in den Eingangskorb zurück
  • Falls eine Handlung erforderlich ist, führe diese entsprechend der Handlungsanweisung durch.
  • Falls keine Handling erforderlich ist, archiviere es als Referenzmaterial, wirf es in den Mülleimer oder kennzeichne es als "Vielleicht/Irgendwann".

Phase 3: Organisieren - Listen und Mappen anlegen

Diese Phase geht im Alltag häufig Hand in Hand mit der Verarbeitungs-Phase. Ergebnis ist die konkrete Einordnung in dein GTD System.  David Allen gibt verschiedene Kategorien für die Zwischenlagerung der Elemente des Eingangs nach dem Durcharbeiten vor:

Nächste Aktionen

Diese Aktionen werden auf der Aktionsliste geführt, die in Kontextlisten (wie beispielsweise Telefon, Internet, Auto, Zuhause usw. sowie mit einem @ gekennzeichnet) aufgeteilt werden kann.

 

Die „Nächsten Aktionen“ werden möglichst aktiv formuliert, so dass die damit verbundene Aufgabe ohne nochmaliges Nachdenken direkt begonnen werden kann.

Beispiel: Aus „Steuererklärung machen“ wird „Belege sortieren“, „Werbungskosten auflisten“ usw.

 

Je nach Menge der Aufgaben ist es sinnvoll, die nächsten Aktionen getrennt nach Kontexten zu organisieren. Die Bezeichnungen der einzelnen Kontextlisten legt jeder individuell fest. Bei einer wöchentlichen Durchsicht werden alle Listen überprüft und auf den neuesten Stand gebracht.

 


Projekte

Bei Projekten handelt es sich um Aufgaben, die nicht mit einer einzigen nächsten Aktion erledigt werden können. Formuliere für jedes Projekt immer eine „nächste Aktion“, eine „Erinnerung“ im Kalender, oder ein „Warten auf“, damit ein Projekt nicht unbemerkt im System existieren kann. Projekte werden auf der Projektliste erfasst.

   


Warten auf

Sehr früh im Workflow wird überprüft, welche Tätigkeiten an jemanden delegiert werden kann. Sofern dies der Fall ist, wird die delegierte Aufgabe zur Nachverfolgung auf dieser Liste erfasst. Idealerweise wird hier der Zeitpunkt der Übergabe auch erfasst.   

 


Irgendwann / Vielleicht

In diese Kategorie fällt alles was noch nicht konkret ist.

Beispiel: Ideen, die vielleicht (also noch nicht entschieden) oder irgendwann (also ohne bekannten Zeitpunkt) zu Aktionen oder Projekten werden können.

 

Beim Wochenrückblick wird diese Liste regelmäßig gesichtet und dabei jede aktuell gewordene Idee entweder als einzelne Aktion oder als ganzes Projekt in die aktiven Listen übertragen und jede uninteressant gewordene Idee komplett aus der Liste entfernt.

 


Kalender

Termine werden in einem Kalender festgehalten. Im Kalender sollen nur zeitspezifische Aufgaben (regelmäíge Termine, Meetings), tagesspezifische Aufgaben (Aufgaben, die an genau diesem Tag erledigt werden müssen) oder zeitspezifische Informationen (. Geburtstagserinnerung) erfasst werden.

Alles, was „so bald wie möglich“ erledigt werden soll, steht auf den Kontextlisten und nicht im Terminkalender. Hinweise auf Elemente zur Wiedervorlage aus den „Vielleicht/Irgendwann“- oder „Warten auf“-Listen dürfen auch im Kalender notiert werden.

 


Referenzmaterial

Diese Kategorie enthält das Begleitmaterial für die tägliche Arbeit und kann individuell gestaltet werden. Das Referenzmaterial kann gleichzeitig als Archiv dienen oder nur Begleitmaterial zu aktuellen Projekten enthalten. Bei der physischen Umsetzung dieser Kategorie gibt es ebenfalls mehrere Möglichkeiten, wie zum Beispiel Hängeregister, Rollschränke, Karteikästen oder Wiedervorlagemappen. Wie man diese Kategorie auch realisiert, es muss Spaß machen, Dinge dort abzulegen oder zu entnehmen, und somit ist es jedem selbst überlassen, welche Möglichkeit er in Betracht zieht. Das Ablegen sollte allerdings möglichst einfach und schnell möglich sein („60-Sekunden-Regel“), damit sich kein Stapel mit abzulegenden Dingen bildet.

 

 


Phase 5: Durchsehen - Das System funktionsfähig halten

Das System wird nun regelmäßig (täglich oder wöchentlichen) Durchgehen der einzelnen Kategorien an die Realität angepasst. 

Ein Blick auf die Kontextlisten und in den Terminkalender erfolgt mindestens einmal täglich. Einmal in der Woche erfolgt der Wochenrückblick. Hierbei werden die Termine geprüft, die erfolgreich abgeschlossenen Tätigkeiten aus dem System genommen, mindestens ein nächster Schritt für jedes aktuelle Projekt festgelegt, der Eingangskorb ins System eingepflegt und neue Ziele und Projekte definiert und ebenfalls eingespeist.

 

Phase 5: Erledigen - Die Richtigen Dinge angehen

GTD unterstützt dich dabei die wichtigen Dinge erledigt zu bekommen. Beim Erledigen treffen wir einfache Entscheidungen, die uns durch die Arbeitsvorbereitung der Phasen 1-3 und die Perspektive aus Phase 4 viel leichter fallen, als ohne diese Vorbereitung.

 

Deine Aufgabe ist es nun, die nächsten Schritte, die auf der passenden Kontextliste aufgeführt sind zu erledigen, nachdem basierend auf dem Kontext, der zur Verfügung stehenden Zeit, dem persönlichen Energieniveau eine Vorauswahl getroffen wurde. Nach der Vorauswahl wird an der Aufgabe gearbeitet, die die höhere Priorität hat. Ein weiterer Aspekt dieses Schrittes ist es, sich bewusst zu machen, dass es drei Arten von Arbeit gibt:

  • geplante Arbeit,
  • ungeplante Arbeit
  • und das Definieren von Arbeit, welches der GTD-Prozess insbesondere unterstützt.

Die Sinnhaftigkeit des Systems kann man erkennen, wenn der grösste Anteil der Zeit mit geplanter Arbeit verbracht werden kann.

 

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