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Open Space Technology (OST)

 »Auf strategischen Konferenzen und Workshops finden die wichtigsten Gespräche immer in den Kaffeepausen statt!«

Harrison Owen

 

Open Space (engl.) bedeutet „offener Raum“ oder „Freiraum“. Die Methode wird zur Gestaltung von Konferenzen eingesetzt, um ein wichtiges Thema unter verschiedenen Aspekten in großen Gruppen zu betrachten. Zusätzlich kann es als Instrument zur Organisationsentwicklung eingesetzt werden, da es sich um einen partizipativer Veränderungsprozeß mit Vor- und Nachleben handelt.

 

Mittlerweile werden bei vielen Fachkonferenzen oder Barcamps ebenfalls über ein Open Space Marktplatz die Themen organisiert, da die klassische frontal Berieselung von Fachverträgen nicht die ausreichende Möglichkeit bietet, ihre eigene Fragen mit dem Experten in der Gruppe zu diskutieren.

Ziel

Durch die gemeinsamen Diskussion unter Verwendung des offenen Raums und durch Selbstorganisation und Eigenverantwortung eine Lösung eines komplexen Problemstellung mit einer unbegrenzten Anzahl von Menschen zu erhalten.

 

Zeit und Dauer

klassisch zweieinhalb Tage. Funktioniert ab einen Zeitraum von vier Stunden

 

Zielgruppe

Großgruppen bis hin zum gesamten Unternehmen (8 bis 2000 Personen)

Open Space Einführung

MARKTPLATZ DER IDEEN - Schreib auf, was dir wichtig ist!

Im Gegensatz zur traditionellen Konferenz gibt es im Open Space kein im Voraus keine detaillierte Agenda. Diese wird von den Teilnehmern zu Beginn der Veranstaltung auf Basis des Hauptthemas selbst gestaltet.

 

Auswahl des Themas

Es muss einen dringenden Anlass geben, damit die Teilnehmer die nötige Energie aufbringen. Das Thema muss außerdem komplex genug sein, damit sich eine Gruppendiskussion mit verschiedenen Perspektiven und Lösungsansätzen entwickeln kann. Und jeder muss den Mut haben, sein Thema offen zu Diskussion zu stellen, und dabei das Risiko in Kauf nehmen, dass es niemanden interessiert - eine unangenehme aber wertvolle Erkenntnis.

 

Ablauf

Die Agenda (der "Marktplatz") von Open Space ist deshalb zunächst leer. Somit kann jeder Teilnehmer einen Beitrag einbringen, in dem er es kurz der Gruppe vorstellt und es anschließend einem (Timeslot-)Platz in der Agenda zuordnet. Wenn es mehr Themen als freie Plätze gibt, wird gemeinsam darüber abgestimmt. Anschließend werden die eingerichteten Themen in offenen dynamischen Kleingruppen diskutiert und parallel dazu dokumentiert.

 

Vorteile
Dabei werden nur jene Themen diskutiert, die von vielen Teilnehmern als relevante achtet werden. In den Kleingruppen können unterschiedliche Perspektive berücksichtigt werden. Anhand der Dynamik lässt sich ableiten, wie wichtig das Thema ist. Es kann eine hohe Eigen- und Teammotivation entstehen.

DAS GESETZ DER ZWEI FÜßE

Jede Person, die zwei funktionstüchtige Füße besitzt, kann jederzeit woanders hingehen, ohne sich dafür entschuldigen zu müssen.

Folglich kann jeder Teilnehmer den Verlauf selbst bestimmen und die Gruppendiskussion verlassen, wenn er entweder nichts mehr zur Diskussion beitragen kann bzw. möchte oder nichts mehr aus der Diskussion lernt dann kann er sich einer anderen Gruppe zu wenden. Jeder Mensch ist für sich selbst verantwortlich und kann deshalb selbst bestimmen, wie er seine Zeit verbringt:

  • Hummeln: Personen, die sich die Freiheit nehmen sich in mehreren Themen zu vertiefen, indem sie von einer Gruppe zur anderen „fliegen“ und so von einer Gruppe zur anderen Gruppe „befruchtend“ wirken.
  • Schmetterlinge: Personen, die von einem Thema zu nächsten „fliegen“ aber sich in kein Thema vertiefen.

Phase 1: Der Kreis

Der Kreis steht für direkte Kommunikation und Gemeinschaftsgefühl. Ziel ist es eine Kultur von Sicherheit und Vertrauen in Raum und Zeit zu schaffen. Der Facilitator gibt die Regeln "Go with the flow" bekannt.

DIE REGELN - Go with the flow"

  • Wer auch immer kommt: Es sind die richtigen Leute: Es ist nicht wichtig, ob ein Thema mit zwei oder zwanzig Teilnehmern diskutiert wird, solange alle das Thema für relevant erachtet und deshalb eine Diskussion für richtig halten.
  • Was auch immer geschieht: Es ist das einzige, was geschehen konnte: Keine Angst vor Unerwarteten! Ein Themawechsel im Laufe der Diskussion kann neue, überraschende und wertvolle Erkenntnisse bringen.
  • Es beginnt, wenn die Zeit reif ist: Wichtig ist, die Diskussion dann zu beginnen, wenn alle innerlich bereit dafür sind - sonst fehlt die Energie für eine gute Diskussion.
  • Vorbei ist vorbei - Nicht vorbei ist nicht vorbei: Es gibt kein definiertes zeitliches Ende für eine Diskussionsrunde - allein die Energie der Teilnehmer ist entscheidend.
Download
Open Space Regeln und Gesetze
Vorlage zum Ausdrucken (beispielsweise auf DIN A3 zum Aufhängen)
- Gesetz der zwei Füße
- Regeln "Go with the flow"
OpenSpace_Regeln_und_Gesetze.pdf
Adobe Acrobat Dokument 1.2 MB

Phase 2: Marktplatz

Nachdem alle bereits sind, wird der Marktplatz eröffnet:

  • Vorstellung der Themen
  • Aushang der Themen (Pinnwand) mit Zuordnung der zeitlichen Einheiten
  • Mitarbeiter verteilen sich auf die Themen
  • Arbeitsgruppenbildung
  • Verteilung auf Räume

Das Ende der Marktplatzphase ist erreicht, wenn jeder Mitarbeiter sich zu einem Thema eingeschrieben hat.

Phase 3: Open Space I - Diskussion

Nun beginnt die Diskussion der Themen in den Arbeitsgruppen. In der Regel übernimmt derjenige, der das Thema eingebracht hat die Moderation, wenn Bedarf dazu besteht. Prinzipiell entscheidet jede Gruppe für sich, ob Moderationstechniken eingesetzt werden. Es empfiehlt sich die Diskussionsergebnisse schriftlich nach dem KEKK-Prinzip festzuhalten, um auch jenen Teilnehmern die Ergebnisse zugänglich zu machen, die an anderen zeitgleich stattfinden Diskussionsrunden teilgenommen haben.

  • K urz
  • E infach
  • K nackig
  • K onkret

Am Ende der Einheit werden die Ergebnisse im Plenum präsentiert und die Inhalte diskutiert sowie offene Fragen geklärt werden.

 

Zusätzlich können Erfahrungen ausgetauscht werden und es besteht die Möglichkeit für Verbesserungsvorschläge oder Kritik am Ablauf.

Phase 4: Open Space II - Bericht

Diese Phase dient zur Nachbereitung. Es erfolgt eine Zusammenfassung der Ergebnisse zu einem Bericht. Anschließend wird dieser in Plenum vorgestellt und anschließend die jeweiligen Ergebnisse, ggf. Maßnahmen, gemeinsam priorisiert. Der Bericht wird an jeden Teilnehmer verteilt.

Phase 5: Ergebnisse festhalten

Für wichtige Themen werden Gruppen auf freiwilliger Basis gebildet, die nach der Open Space Konferenz daran weiterarbeiten und gezielt Aktionen durchführen.


Zusammenfassung

 

Ziel

Entwickeln von Themen, welche die Teilnehmenden beschäftigen.

Ergebnisse generieren, wie beispielsweise einen Aktionsplan

Anzahl Teilnehmer Nicht vorgegeben, nach oben keine Grenze gesetzt
Best Practice: mind. 8 bis ca. 1000
 Dauer

 1 - 3 Tage mit ständig wechselnden Gruppen

 

Best Practice: 3 Tage

In gemischten (kleinen) Gruppen 4 Einzelsession mit einer Dauer von ca. 1.5 Stunden mit einer anschließenden Reflexion in der Gesamtgruppe

Eigenschaften

  • freiwillige Selbstreflexion
  • selbstorganisiert
  • offener Raum
Voraussetzungen

  • Vertrauenskultur
  • Teamfähigkeit
  • Kreativität
  • Kreative Herangehensweise beim Rahmenthema möglich
  • Problembewusstsein
  • Kritikfähigkeit, v.a. der Vorgesetzen
  • Weitreichende Akzeptanz durch direkte Mitwirkung
  • Umsetzung der Ergebnisse
  • Freiwilligkeit
Themen

  • Zukunft einer Organisation
  • Produktentwicklung
  • Marktanteile
  • Kundenorientierung
  • Keine schon gelöste Fragen oder  bekannte Antworten
Anwendung

  • Organisationsentwicklung
  • Prozessmanagement
  • Bürgerforum
  • Stadtteilkonferenzen
  • Produktentwicklung
Nicht-Ziele
  • Kein Jahresabschluss
  • technische Implementierung
  • bereichsspezifische Fragestellungen
  • Fusion
  • hierarchische Führungsstruktur
Gefahren
  • Die Motivation kann sich in Frustration wandeln, wenn nicht genügend Ressourcen für die Umsetzung der Ergebnisse (unabhängig von der Qualität der Ergebnisse).
  • Brenzlige Themen werden entweder gar nicht oder nicht offen an- bzw. ausgesprochen.
  • Bei erzwungener Teilnahme besteht die Gefahr, dass nicht konstruktiv gearbeitet wird.

Weiterführende Informationen

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